丰田能教您关于现代IT的什么

Michael DeVito
2015年9月16日

在《哈佛商业评论》最近发表的一篇文章中，风险投资家Maxwell Wessel提出了一个有趣的观点：汽车行业可以从云计算中学到很多东西。

Wessel指出，当今Uber和Zipcar等新的交通运输供应商正在改变我们与汽车的关系，他认为推动IT转型的一些因素可能指引着未来交通运输的方向。正如通过云租用IT基础设施几乎总是比拥有便宜一样，租用车辆也可能很快变得比拥有车辆更便宜。

Wessel在他的文章中提供了更多细节，但总的来说，他为跨学科思维提供了一个很好的例子。汽车行业和IT行业似乎没有太多共同之处，但显然，从每个领域都可以吸取教训。

Wessel让我们思考：汽车行业是否可以教给我们这些IT行业的人一些功课？

事实证明，汽车行业可以教会我们有关现代信息技术的一两件事。更具体地说，我们可以从看板（丰田的适时生产方法）中汲取有关最大限度提高IT 效率的经验。

看板的基础知识

自20世纪40年代开始，为了消除制造过程的浪费，日本汽车制造商丰田开始研究超市，并将货架库存技术应用到工厂车间。

他们注意到，店员是根据商店的库存而不是供应商的供应来补货的。他们还注意到，大多数客户在需要时购买了他们需要的东西。简而言之，他们注意到超市将库存水平与实际消费量保持一致。

经过研究，丰田的工程师们试图重新思考他们的方法，并开创一种新的方法，使库存与需求相匹配，并实现更高水平的质量和吞吐量。如今，丰田使用适时看板系统来最大限度地提高效率。他们对适时生产的定义是“只生产所需要的产品，只在需要时生产，以及只生产所需的数量。"

看板在很大程度上依赖于通过视觉管理进行沟通。实际上，看板卡预示着产品、零件或库存即将耗尽。收到后，看板会触发对该产品、部件或库存的补货。消费驱动对更多生产的需求，并且只有在需要时才制造或订购产品。

更笼统地说，像看板这样的适时方法可以最大限度地提高效率并减少浪费。受到超市的启发并在汽车制造中实施，如今，许多企业都使用看板原理来帮助解决这些关键领域的问题。

看板的四大主要原则

正如Leankit在他们对看板的解释中所指出的，看板“取决于一个基本事实，即如果不先知道自己在哪里，就无法到达想去的地方。”看板可以归结为四个关键原则：

1. 可视化工作
2. 限制正在进行的工作
3. 专注于流程
4. 持续改进

无论您是在制造汽车、管理超市，还是像我们在这里解释的那样管理IT，这四条原则都将大大有助于减少浪费，最大程度地提高效率。下面，我们将仔细分析这四项原则中的每一项，以及它们如何适用于现代IT。

原则 1：可视化工作

看板的目标是做出积极的改变，以通过系统优化工作流程。这从可视化工作开始。

丰田使用看板卡来帮助可视化工作。卡片包含产品名称、代码和存储位置等信息。看板卡用于检索零件，并传达哪些零件已被使用。它们最初是实体卡片，后来演变为 "电子看板"，它更加依赖数字。

由于每个零件都有自己独特的代码，丰田可以通过工作流程跟踪零件和库存，并相应地进行调整和订购。这在其他环境中也非常有用，并且实际上是当今许多项目管理工具的基础。

项目管理工具 Trello 提供了一个将工作可视化的绝佳范例。在上面，您可以创建看板（总体项目组）、列表（工作阶段）和卡片（个别项目）。例如，对于写作项目，您可能有入站请求、正在编写的工作、已提交的工作、正在编辑的工作以及已完成工作的列表。

查看您的列表，您将能够了解某篇内容从入站请求到完成平均需要多长时间。您还可以查看该过程的任何阶段是否有大量积压。例如，如果工作在每个列表中快速流动，但随后在编辑阶段卡住，则表明您在编辑时遇到问题，需要处理。

正如我们上面提到的，如果不先知道自己在哪里，您就无法到达您要去的地方。可视化工作可以确切地告诉您所在位置，并让您直接掌握工作的进展情况。

IT通常不像汽车制造那样依序进行，但可视化工作仍然是可能且有用的。

可视化IT工作看起来就像确定两件主要事情：您拥有哪些可用资源，以及这些资源的使用方式。确定您拥有哪些可用资源（从带宽、存储空间到云计算能力）可以告诉您可以使用哪些资源。确定这些资源的使用方式及何时使用，可以显示您实际需要的资源百分比。您的带宽需求是否一致？您使用了多少本地服务器空间？哪些应用程序消耗的资源最多？

单一管理平台监控解决方案将所有IT监控集中于一处，增强了工作可视化的实用性。当您的监控不连贯时，可能很难分辨出您需要什么或为什么需要它。当所有一切都集中在一个地方时，您就可以开始发现真正需要的东西。

虽然显然您无法将实体卡片放置在通过网络的流量上，但这种类型的可视化遵循相同的原理并实现相同的总体目标。

原则 2：限制进行中的工作

当路上的汽车较少时，交通就会减少。很简单，对吧？

这可能是看板最重要原则背后的总体思想：限制正在进行的工作。同时处理多个项目会减慢一切的速度。在制造业中，项目进行过程中切换任务会浪费时间和资源。

例如，如果只需要1,000辆卡车，那么一次性生产10,000台发动机就没有什么价值。当项目适时完成时，一切都会进展得更快，而且闲置库存造成的浪费也会少得多。

Leankit说得最好：

在某种程度上，我们都犯了一些毛病：承担超出我们能力范围的工作，在完成现有任务之前开始新任务……然后忘记完成其中一些任务，或者因工作不堪负荷而损害我们的工作质量。

设置进行中工作的限制应该是一个优先事项，以避免浪费时间、精力和资源所带来的惩罚。正如丰田发现，将某些任务优先于其他任务可以改善工作流程并减少完成任务所需的时间，其他企业也可以通过明确确定重要项目的优先级来改善工作流程并最大程度地提高效率。

再次强调，虽然不是一对一直接应用到IT，但这里仍然有值得吸取的经验。大多数IT部门都知道消防式应对问题而不是主动提前工作的挑战； IT专业人员始终面临着一次性完成所有事情的压力。

这看似解决了燃眉之急，但专注于最重要的项目会更有成效。只为最重要的项目投入时间和资源，而把其他一切都推迟到这些项目完成之后，这对大多数企业（更不用说他们的IT部门了）来说都是一个严重的方向转变。但这样做有助于更快地完成项目，甚至可能提高工作质量。

最大限度地减少正在进行的工作最困难之处是首先弄清楚哪些项目应该优先考虑。放弃一些项目而专注于其他项目似乎会适得其反，但实际上，这比试图一次解决所有问题要高效得多。

原则 3：专注于流程

原则三和原则四，专注于流程和持续改进，建立在原则一和二所奠定的基础上。

当您最大限度地减少正在进行的工作并开始可视化所有工作时，您可以开始进行看板方法的改进阶。

流程在看板中至关重要；实施看板系统的整个目的是创造积极的变化。进度是游戏的名字。通过查看当前价值如何流经系统、分析价值流动停滞的问题区域、定义并实施更改，您就可以开始取得进展。做出改变后，重复这个循环——看看您的改变是否产生了积极或消极的影响。

看板不是 “设置就算了” 的过程；实际上，恰恰相反。执行前两个步骤的目的是开始能够管理您的工作流程并提高效率。

在IT领域，这一切都可以追溯到监控，即使您没有碰巧使用单一管理平台监控解决方案。您已经确定了哪些项目对您最重要，并开始着手实施。您已经建立了一个系统来可视化您拥有哪些可用资源以及它们的使用情况。现在，您可以开始确定如何调配不同的资源，以最大限度地提高效率，还可以确定您正在进行的项目会如何影响流程。

原则 4：持续改进

所有这些都将我们带到了看板的最终原则：持续改进。我们在上面关于确定流程优先级的部分中提到了这一点。

一旦您的看板系统已准备就绪，它就会成为持续改进文化的基石。测量流程。查看资源使用情况。查看项目需要多长时间才能完成。查看您是否正在使用所有可用的带宽。看看部署云解决方案是否产生了您想像的影响。

这里要记住的最重要的一点是，停滞是您的敌人。您希望看到流程和进展，即使这意味着做出最终被证明是错误决定的改变。

受看板和适时技术启发的IT方法的优点在于，这不仅仅是一种假设的方法，解决方法已经存在，可以帮助将这种类型的思维转化为实际行动。

考虑一个假设的情况，公司的IT基础设施是围绕公司拥有的数据中心构建的。在公司对项目进行优先级排序并可视化工作流程（可用资源与已使用资源）之后，他们能做的就只有有限的事情来改善流程并最终实现效率最大化和浪费最小化。

无论如何，即使需求上升或下降，他们也会受制于所投资的资源。更重要的是，该公司还将违背最大限度地减少正在进行的工作的原则。如果他们必须投入大量资源来管理其数据中心和IT基础设施，怎么能指望他们在核心竞争力方面取得卓越表现呢？

现在，将其与更现代的企业进行比较，其IT基础设施是围绕本地、托管和云资源的组合构建的。在完成项目优先级排序和工作流程可视化的相同练习后，该公司可以动态调整其资源，以匹配当前需求和正在完成的工作类型。

例如，如果他们发现需求增加，他们可以通过提供自动可扩展性的Digital Realty DIA来利用突发服务选项。其他资源也是如此。 如果公司注意到公共云的计算能力极度过剩，他们可以快速轻松地缩小规模并精简规模。当您不受自己拥有的实体基础设施的束缚时，灵活性就会变得更容易实现。

Digital Realty等数据中心服务提供商提供的多种选项使您能够直接将IT基础设施与您的需求、项目和流程相匹配，正如我们上面所概述的。

看板：最大限度地提高效率并减少浪费

您可能不是汽车制造商。好处是，您不需要成为利用经过时间考验的看板方法来提高效率的人。

通过可视化工作、限制正在进行的工作、确定流程的优先级并努力持续改进，您可以摆脱僵化、不变的IT时代，进入灵活和生产力最大化的时代。作为IT专业人员，您可以使用的资源比以往任何时候都更加有用和灵活。事实证明，从丰田和其他精益制造商那里得到的提示可以教会我们很多如何利用这些新功能来发挥我们的优势。